Bedrijfsvoering
4.1 Formatie
Op 31 december 2020 bestond onze organisatie uit 68 medewerkers (61,8 fte). In 2020 zijn 8 nieuwe collega’s gestart:
- medewerker huuradministratie
- medewerker klantenservice
- wijkconsulent
- medewerker P&O
- medewerker vastgoedbeheer
- keuzeadviseur
- 2 trainees.
Vier medewerkers hebben, om diverse redenen, Woonservice verlaten. Voor de nieuwe functie van bewonersconsulent is een interne kandidaat doorgestroomd.
Stageplaatsen
Wij vinden het belangrijk om bij te dragen aan de ontwikkeling van jongeren. Dit doen wij door verschillende stageplaatsen aan te bieden. In 2020 hebben 2 stagiairs meegelopen op diverse werkvelden.
4.2 Gezondheid en arbobeleid
Wij willen onze medewerkers een omgeving bieden waar ze zich thuis voelen, waar ze zich gezien voelen en waarin ze zich veilig kunnen ontwikkelen en verantwoordelijkheid kunnen nemen. Woonservice schept de kaders en stimuleert medewerkers om verantwoordelijkheid te geven en te nemen en de goede dingen te doen voor onze huurders en onze organisatie.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim was in 2020 4,2%. Woonservice heeft dit jaar een wat hoger verzuimpercentage (2,3% in 2019). Het ziekteverzuim in 2020 werd met name veroorzaakt door langdurige ziekte (3,4%).
Arbeidsomstandigheden
In 2020 is samen met medewerkers van de Rabobank het ontruimingsplan doorgenomen. Ook is er een gezamenlijke ontruimingsoefening gedaan, die samen is geëvalueerd. Medewerkers van de onderhoudsdienst kregen regelmatig workshops over veiligheid in het werk. BHV- ers en EHBO’ers zijn getraind. Ook zijn diverse medewerkers getraind in het reanimeren met behulp van de AED.
- Het RI&E (Risico Inventarisatie en Evaluatie) is uitgevoerd in 2020. Er is een plan van aanpak opgesteld voor de komende jaren.
- Het PMO (Periodiek Medisch Onderzoek) stond gepland in 2020, maar is in overleg met de OR uitgesteld naar 2021, omdat we fysiek contact vanwege corona willen beperken.
Duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers
Begin 2020 is het beleid en plan van aanpak voor duurzame inzetbaarheid vastgesteld. Duurzame inzetbaarheid is een thema in de gesprekken tussen leidinggevende en medewerker. In 2020 zijn veel fysieke gesprekken vervangen door online bijeenkomsten. Hierin is veel aandacht voor hoe je in je vel zit en of het thuiswerken lukt. Daarnaast is er een groep medewerkers die juist nog wel fysiek aan het werk is en bij huurders thuis komt. Ook met hen hebben we gezocht naar manieren om het werk zo veilig mogelijk en goed voor de medewerker en huurder te organiseren.
Thuiswerkregeling
In verband met het de coronamaatregelen en het daarbij behorende thuiswerken, hebben wij samen met de OR een thuiswerkregeling gemaakt. Met deze regeling faciliteren wij medewerkers om hun thuiswerkplek goed in te richten. Zo is het uitgangspunt om met elkaar te zoeken naar goede oplossingen, waarbij medewerkers in balans blijven tijdens deze bijzondere periode.
Vitale medewerkers
Woonservice stimuleert haar medewerkers om vitaal te blijven. In verband met de coronamaatregelen hebben wij het vitaliteitsbudget in 2020 verdubbeld, om medewerkers te stimuleren en te faciliteren om in beweging te blijven.
De werkgroep vitaliteit heeft in 2020 weer leuke acties georganiseerd om samen in beweging te gaan. Zo waren er verschillende challenges via Strava, waaronder ‘Wandel 50 km in december’. Ook heeft een aantal collega’s in de zomer met elkaar gemountainbiked.
4.3 Ontwikkelen en opleiden
In 2020 stonden verschillende thema’s op het vlak van organisatieontwikkeling centraal, hieronder lichten we een aantal toe:
Participatie
De belangrijkste pijler van 2020 was bewonersparticipatie. We zien onze huurder als woonexpert en vragen welke invloed hij/zij wil hebben bij de uitvoering van plannen. Dit vergt een andere manier van kijken en werken. Om onze organisatie hierin te ondersteunen zijn we in 2020 gestart met ons participatieprogramma. Een programma met diverse sessies en workshops met en voor alle medewerkers. In deze sessies hebben we doorleefd wat participatie inhoudt en waarom we hier meer vorm aan willen geven. Daarnaast hebben we een “fieldcoach” ingezet, om ons te inspireren en coachen op de nieuwe manier van werken.
Om ervoor te zorgen dat het programma aansluit bij de wensen en behoeften van onze medewerkers hebben we een interne evaluatie gehouden in de vorm van groepsgesprekken. Met de uitkomsten van deze evaluatie is een vervolgprogramma voor 2021 ontwikkeld. Dit vervolgprogramma draait om drie stappen, te weten: Doen, Delen en Doorontwikkelen.
- Doen: Aan de slag gaan in projecten, nieuwe participatievormen toepassen en ervaring op doen.
- Delen: Tussen de projecten en als organisatie delen we onze ervaringen om van elkaar te leren.
- Doorontwikkelen: Op basis van het doen en delen onze processen, beleid en vaardigheden continu verbeteren
Hartelijk en persoonlijk
Binnen Woonservice werken we vanuit onze kernwaarden. In 2019 en 2020 stonden de kernwaarden hartelijk en persoonlijk centraal. Een groep collega’s, de ‘ambassadeurs hartelijk en persoonlijk’ hebben diverse initiatieven genomen om de aandacht op deze kernwaarden en het bijhorende gedrag te blijven vestigen. Zo zijn onder andere mooie voorbeelden van hartelijk en persoonlijk gedrag gedeeld middels het uitreiken van de “hartelijk en persoonlijk” koffiebokaal.
Traineeship Talent van het Noorden
Samen met 9 andere organisaties hebben wij het traineeship Talent van het Noorden vormgegeven en gerealiseerd. Het doel van dit traineeship is om op de veranderende arbeidsmarkt talenten uit het Noorden te binden aan onze sector en regio en ze daarvoor kennis te laten maken met de mooie uitdagingen.
Het programma van het traineeship is als volgt: Trainees werken in 2 jaar bij 3 organisaties. In deze periode doorlopen ze een prachtig opleidingstraject. Ook leidinggevenden doen mee aan een gezamenlijke training en werken aan vraagstukken samen met de trainees. Het eerste jaar van het traineeship is in 2020 voltooid. Er zijn 2 trainees bij Woonservice komen werken aan een opdracht rondom het werken met data.
Opleidingen
Woonservice is een lerende organisatie. We stimuleren en faciliteren volop dat medewerkers zich blijven ontwikkelen. In 2020 is minder gebruik gemaakt van het opleidingsbudget doordat diverse trainingen als gevolg van Corona zijn opgeschoven. Gelukkig zijn er ook trainingen die digitaal wel doorgang konden vinden. Zo is er veel gebruik gemaakt van de E-learning modules die beschikbaar zijn voor alle medewerkers. Verder zijn er MD sessies geweest met het brede managementteam, is er een interne training projectvaardigheden georganiseerd en zijn er diverse vakgerichte trainingen geweest op o.a. financieel en ICT gebied.
4.4 Overleg met de OR
We vinden het belangrijk dat medewerkers meepraten over het organisatiebeleid. We hechten daarom aan regelmatig overleg tussen het bestuur en de OR. Het bestuur heeft in 2020 in totaal zeven keer formeel overleg gevoerd met de OR. Daarnaast zijn er ook informele gespreksmomenten. De besproken onderwerpen staan vermeld in bijlage C - Verslag van de OR.