Bijlagen

Taak en werkwijze 

Het bestuur bestuurt de corporatie. Dit houdt onder andere in dat zij verantwoordelijk is voor:

• De realisatie van de doelstellingen van de corporatie, de strategie, het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling.
• De naleving van alle relevante wet- en regelgeving.
• De beheersing van alle risico’s verbonden aan de activiteiten van de corporatie.
• De financiering van de corporatie.

Het bestuur handelt hierbij binnen de kaders zoals deze zijn neergelegd in de statuten, het financieel beleidsstatuut, het bestuursreglement, het intern compliance auditplan en de gedragscode. Daarnaast richt zij zich bij het vervullen van haar taak op het belang van de corporatie.

Het bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen en verschaft tijdig alle informatie die de Raad van Commissarissen nodig heeft ter uitvoering van haar toezichthoudende taak. Woonservice heeft de operationele, volkshuisvestelijke en financiële doelstellingen ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. De middelen zijn uitsluitend besteed in het belang van de volkshuisvesting. Tijdens en na het einde van het boekjaar hebben zich geen bijzondere gebeurtenissen voorgedaan, waarmee in de jaarrekening rekening moet worden gehouden, die de verwachtingen hebben beïnvloed.

Leden
Er is sprake van een eenhoofdig bestuur. Mevrouw B. Buma is per juli 2018 als directeur-bestuurder aangesteld.

Tegenstrijdig belang
Er is in 2020 geen sprake geweest van tegenstrijdige belangen zoals bedoeld in de Governancecode.

Doelstellingen en strategie
De Raad van Commissarissen heeft haar goedkeuring verleend aan de ondernemingsstrategie en de bijbehorende doelstellingen voor 2018-2021 en aan de daaruit voortvloeiende begroting 2020. In dit jaarverslag is uiteengezet in hoeverre de doelstellingen uit de begroting 2020 ook daadwerkelijk zijn gerealiseerd.

Belanghouders
Woonservice heeft de belangrijkste belanghouders met betrekking tot de maatschappelijke en volkshuisvestelijke missie en doelstellingen benoemd. Het bestuur schept randvoorwaarden om te komen tot een sterke en professionele huurdersorganisatie, zoals een financiële bijdrage en ICT-faciliteiten.

Trainingen en cursussen
De bestuurder heeft om haar kennis en kunde te blijven ontwikkelen trainingen en cursussen gevolgd, waarop de afgesproken Permanente Educatie-systematiek van toepassing is. Van de 108 PE-punten die de bestuurder over een periode van drie jaar (i.c. ultimo 9-7-2021) moet halen zijn er inmiddels 146 behaald.

Coranavirus
Sinds maart vorig jaar heeft Nederland en de rest van de wereld te kampen met de gevolgen van het coronavirus. Afgelopen jaar is gebleken dat dat wij, ondanks de uitbraak van het coronavirus, onze activiteiten voort hebben kunnen zetten en de verwachting is dat we dit in de toekomst ook kunnen blijven doen. Op basis van de momenteel beschikbare informatie, onze huidige kennis, de inmiddels genomen maatregelen en de bestaande vermogensbuffer zijn wij van mening dat er geen onzekerheden zijn te verwachten ten aanzien van de continuïteit van Woonservice.

In het verslagjaar 2020 zijn de voorzitter mw. C.M. van de Vegte en dhr. B. van der Kooi herbenoemd als lid van de Raad van Commissarissen (de Raad). Het jaar werd verder beïnvloed door de Coronapandemie, hierdoor werden veel overleggen online gevoerd. Desondanks hebben alle vergaderingen en thematische overleggen zoals gepland plaatsgevonden.

Algemeen
De Raad houdt toezicht op het bestuur en de algemene gang van zaken van Woonservice. De taken en bevoegdheden van de Raad zijn neergelegd in artikel 16 van de statuten en verder uitgewerkt in het bestuursreglement en het reglement van de Raad. De kaders die de Raad voor het toezicht hanteert zijn de Woningwet, het BTIV, het strategisch plan, de jaarlijkse beleidsplannen, de begroting, het strategisch voorraadbeleid, het treasurystatuut en de financiële beleidskaders.

Besluiten
In het verslagjaar 2020 is de Raad zes keer voor een formele vergadering bij elkaar gekomen en een keer heeft er een mailronde plaatsgevonden om de volgende besluiten goed te keuren en/of vast te stellen:

• Treasuryjaarplan 2020
• Beleid liquide middelen niet-DAEB
• Tijdelijke benoeming remuneratiecommissie
• Huuraanpassing
• Jaarstukken 2019
• Declaratieregeling bestuurder

• Vaststellen profielschets Raad van Commissarissen
• Herbenoemingen C.M. van de Vegte en B. van der Kooi
• Scenario’s financiële meerjarenplanning
• Effectueren herbenoemingen C.M. van de Vegte en B. van der Kooi na positief advies van de Autoriteit wonen
• Beoordeling en beloning directeur-bestuurder
• Jaarplan en begroting 2021
• Investeringsstatuut
• Realisatie Werkhorstlocatie Veenoord
• Verkoop bezit gemeente Groningen

Andere onderwerpen en activiteiten
Vaak worden onderwerpen die ter besluitvorming voorliggen in een eerdere vergadering opiniërend besproken in de Raad. Ook worden er thema onderwerpen besproken. Specifieke onderwerpen waren:

• Gezamenlijke visie op toezicht.
• In juni vond een themabijeenkomst in de Raad plaats over de relatie met gemeenten en prestatieafspraken.
• In september organiseerde de Raad een themabijeenkomst voor de Raad, het managementteam en de huurdersvereniging over participatie. Dit werd inspirerend ingeleid door dhr. Ger Steenbergen.

Naast reguliere vergaderingen heeft de Raad ook de onderstaande activiteiten uitgevoerd:

• Overlegvergadering met huurdersvereniging Samen Sterk.
• Overlegvergadering met de Ondernemingsraad.
• Overlegvergadering met het managementteam.
• Diverse bijeenkomsten van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW).
• De evaluatie met de Directeur-Bestuurder over de invulling van de rol van toezicht, klankbord en werkgever.
• De evaluatie en voortgangsgesprekken met de controller, door de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de auditcommissie. Aan de orde zijn gekomen de door-ontwikkeling van de rol, bewaking van de onafhankelijke positie en in de verslaglegging tot uitdrukking brengen van de countervailing powers rondom besluitvorming en adviezen van de controller.
• Deelname aan het Aedes Kennisnetwerk Drenthe-Groningen.

Zelfevaluatie
Op 2 december 2020 heeft de Raad de interne zelfevaluatie onder externe begeleiding van bureau Wagner gehouden. Op basis van de input uit door iedereen ingevulde vragenlijsten heeft er een reflectie plaatsgevonden over het functioneren van de Raad.

Trainingen en cursussen
De leden van de Raad houden hun kennis en kunde bij door het volgen van trainingen en cursussen. Daarop is de afgesproken Permanente Educatie systematiek van toepassing. In 2020 zijn de volgende PE-punten behaald:

1. VTW ontheffing verleend

Een aantal cursussen of bijeenkomsten is gecanceld vanwege de lockdownsituatie. In 2021 is het hopelijk weer mogelijk om meer aan opleiding en ontwikkeling te doen.

Algemene gegevens Raad van Commissarissen
Onderstaande tabellen geven inzicht in de samenstelling, zittingstermijnen, beloning en (neven)functies van de leden van de Raad in 2020. Alle leden van de Raad zijn onafhankelijk en voldoen daarmee aan de criteria zoals gesteld in principe 3 van de Governancecode. De Raad waakt er voor dat dit zo is en zo blijft.

De bezoldiging van de Raad bedroeg in 2020 in totaal € 49.775 exclusief omzetbelasting.

Algemeen
De Raad heeft een auditcommissie ingesteld. De instelling is gebaseerd op artikel 3.2.9 van de Governancecode Woningcorporaties.

Samenstelling
De auditcommissie bestond in het verslagjaar 2020 uit:

• De heer U. Kleinhuis (voorzitter)
• De heer J. Thijssen (lid)

Doel en opdracht auditcommissie
Het doel van de auditcommissie is de Raad te ondersteunen op het terrein van toezicht op financiën in het algemeen en specifiek ten aanzien van:

• Planning & controlcyclus waaronder budget, treasury, periode- en jaarverslaggeving.
• De financiële informatieverschaffing.
• Naleving van de wet- en regelgeving en de Governancecode.
• Risicobeheersing.
• De selectie van de door de Raad te benoemen externe accountant.
• De opvolging van aanbevelingen van de externe accountant.
• De relatie met de accountant ten aanzien van zijn onafhankelijkheid, zijn bezoldiging en het voorkomen dat hij andere conflicterende werkzaamheden verricht.
• De toepassing van ICT op financieel en administratief gebied, waaronder de maatregelen gericht op cybersecurity, in het bijzonder in relatie tot thuiswerksituaties.
• Het ondersteunen van de Raad door middel van het verrichten van voorbereidende werkzaamheden.

Bijeenkomsten in 2020
De auditcommissie is in het verslagjaar vier keer bij elkaar geweest. Daarnaast is er een mailronde gehouden.

Besproken onderwerpen
De volgende onderwerpen zijn door de auditcommissie met de directeur-bestuurder besproken:

• Treasuryjaarplan 2020
• Beleid liquide middelen niet-DAEB
• Auditplan 2020
• Fiscale voorziening onderhoud
• Jaarstukken 2019
• Scenario’s financiële meerjarenplanning
• Controleplan KPMG, management-letter en accountantsverslag van de externe accountant
• Jaarplan en begroting 2021
• Investeringsstatuut
• Realisatie Werkhorstlocatie Veenoord
• Verkoop bezit Groningen

De samenwerking met KPMG als accountant voldoet in algemene zin aan de verwachtingen.

De remuneratiecommissie bestond in het verslagjaar 2020 uit:

• Mevrouw E.M. van Everdingen (voorzitter)
• Mevrouw C.M. van de Vegte (lid)

Voor de periode dat de herbenoemingsprocedure van mw. Van de Vegte liep, is zij in de remuneratiecommissie vervangen door dhr. J. Thijssen. De remuneratiecommissie heeft als belangrijkste taak zorg te dragen voor het werkgeverschap voor de bestuurder en de personele continuïteit van de Raad.

Herbenoemingen
In 2020 verliepen de eerste benoemingstermijnen van mw. C.M. van de Vegte en dhr. B. van der Kooi. Zij kwamen voor herbenoeming in aanmerking en zijn daar ook weer voor voorgedragen. De voordracht van dhr. Van der Kooi is op bindend advies van de huurdersvereniging gedaan. Voor herbenoemingen is er een proef met een verkorte procedure. Daar hebben wij aan meegedaan. Na het doorlopen van deze verkorte procedure en een positieve zienswijze van de Autoriteit Wonen zijn mw. Van de Vegte per 1 september 2020 en dhr. Van der Kooi per 1 januari 2021 herbenoemd voor een tweede periode van vier jaar.

Besproken onderwerpen
Andere onderwerpen die door de remuneratiecommissie voor besluitvorming in de Raad zijn voorbereid zijn:

• Vaststellen profielschets Raad van Commissarissen.
• Beoordeling en beloning directeur-bestuurder.
• Bezoldigingssystematiek Raad van Commissarissen (besluit in 2021).

De Raad van Commissarissen heeft in haar vergadering van 19 mei 2021 de jaarrekening in aanwezigheid van de accountant besproken en vastgesteld. Daarbij is vastgesteld dat de middelen van Woonservice uitsluitend in het belang van de volkshuisvesting zijn besteed in overeenstemming met de statuten en de vigerende wet- en regelgeving.

In verband met fraudegevoeligheid zijn in deze versie van het Jaarverslag 2020 alleen de namen van de bestuurder en de Raad van Commissarissen opgenomen en de handtekeningen weggelaten. Een exemplaar van het integrale jaarverslag, inclusief de handtekeningen van de bestuurder en de leden van de Raad van Commissarissen wordt bewaard door Woonservice en is in te zien op het kantoor van Woonservice.

In 2020 was vanaf maart alles een beetje anders. Dat komt ook tot uiting in dit jaarverslag. Er is tweemaal fysiek vergaderd als OR op de gebruikelijke eerste dinsdag van de maand, maar later hebben we steeds via Teams overleg gevoerd. Ondanks dat er dus niet een fysiek spreekuur was zijn er gelukkig wel een aantal keren vragen aan de OR gesteld via de mail en telefoon. Zeer zinvolle vragen die door de OR zijn overgenomen en afgehandeld.

Overleg met de bestuurder
Het overleg met de bestuurder (waarbij ook altijd P&O is aangeschoven) is in 2020 gehouden op 6 februari, 24 maart, 7 april, 21 april, 19 mei, 2 juni, 16 juni, 30 juli, 24 september en 17 december. Door de coronapandemie zijn er meer vergaderingen gehouden. De OR heeft in deze vergaderingen altijd alles kunnen inbrengen en zaken zijn in goede harmonie besproken. Daarbij was de bestuurder altijd zeer open en kregen we heldere antwoorden op onze vragen.

Overleg met de RvC
In 2020 heeft de OR een overleg gevoerd met de RvC. In dit gesprek ging het met name over informatieverstrekking m.b.t de actuele onderwerpen en over het contact met de achterban. Ditmaal kwamen de protocollen m.b.t. corona ook nadrukkelijk aan bod. Het jaarlijkse gesprek was prima. Daarbij waren twee RvC leden aanwezig. Het gesprek geeft een beter beeld van elkaars werk.

Onderwerpen 2020
In 2020 hebben wij ons met de volgende onderwerpen bezig gehouden:

• Wet Arbeidsmarkt in Balans.
• Duurzame inzetbaarheid
• CAO perikelen.
• Demotieregeling
• Privé gebruik auto Woonservice.
• Coronamaatregelen binnen de organisatie
• Studiedag OR
• Advies m.b.t. diverse vacatures.
• Thuiswerkbeleid
• Participatiebeleid
• OR platform.

Wet Arbeidsmarkt in Balans
Als OR hebben we kennis genomen van deze nieuwe landelijke wet, waarin o.a. gewijzigde afspraken zijn gemaakt voor een transitievergoeding bij ontslag van medewerkers. Doel van de nieuw WAB is vaste contracten aantrekkelijker maken voor werkgevers en flexibele arbeid meer perspectief op zekerheid bieden. Als gevolg hiervan zijn binnen Woonservice enkele tijdelijke contracten eerder omgezet naar een vast dienstverband.

Duurzame inzetbaarheid
Dit stuk is besproken met de OR. Als OR hebben we veel waardering voor de inhoud van deze visie. Deze is als volgt samen te vatten: Medewerkers ontwikkelen doorlopend opdat de ambities van Woonservice en de eigen ambities kunnen worden gerealiseerd nu en in de toekomst. We investeren in vitale, vakkundige en gemotiveerde medewerkers die in balans zijn. Medewerkers en leidinggevenden hebben een actieve rol hierin. We hebben een helder aanbod aan faciliteiten en helpen medewerkers hier zelf de regie in te pakken. We hebben aandacht voor de levensfases en bijbehorende thema's waar medewerkers mee te maken hebben.

CAO perikelen
In 2020 is weer een start gemaakt met een nieuwe CAO. De overlegpartijen stonden echter na een aantal rondes van overleg al lijnrecht tegenover elkaar. De onderhandelingen zijn nog wel gaande al gaat het niet erg voortvarend. Men is in 2020 niet tot een nieuwe CAO gekomen. 

Demotieregeling
Woonservice had en heeft een eigen demotieregeling. Omdat er in de CAO de mogelijkheid van een generatiepact was afgesproken zijn we als OR gaan kijken naar een combinatie van beide. Ons voorstel was een zodanig aangepaste demotieregeling dat de 'methodiek' van een generatiepact er in verweven zou zijn. Helaas bleek dit niet mogelijk, maar we hebben naar aanleiding van het overleg wel de Demotieregeling vernieuwd. Deze is nu o.a. ook te gebruiken voor collega’s die in deeltijd werken. De uitkomst is met de achterban besproken en kon op instemming rekenen.

Privé gebruik auto Woonservice
De OR had een verzoek ingediend om het voor collega’s die in een dienstauto van Woonservice rijden, mogelijk te maken deze ook privé te gebruiken. Het is fijn dat Woonservice hier actief mee aan de slag is gegaan. Er is overleg geweest met diverse belanghebbenden. Dat er uiteindelijk een aanvulling op de bestaande regeling van het autogebruik is gekomen, waarvan de meesten geen gebruik gaan maken is misschien jammer, maar de OR heeft de aanvulling goed bekeken en begrijpt de argumentatie en heeft er mee ingestemd. Er is inmiddels een terugkoppeling geweest.  

Coronamaatregelen binnen de organisatie
Bij de eerste golf van het coronavirus zat er bij veel mensen de schrik er goed in. Als OR wilden we graag goed geïnformeerd worden. Hiertoe werd een tweewekelijks overleg afgesproken waarin de besluiten van het crisisteam steeds werden toegelicht. Als OR hebben we veel waardering voor de gemaakte afspraken en uitingen die daarbij horen. Nadat de eerste golf op zijn retour was hebben we deze extra gesprekken met de bestuurder stop gezet.

Studiedag OR
Er was behoefte binnen de OR om bijgespijkerd te worden op het gebied van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) Hier is uitvoering aan gegeven door op 26 februari een bijeenkomst te houden in Westerbork. We hadden ook andere corporaties hiervoor benaderd. Vanuit De Volmacht (Gieten) werd hier gebruik van gemaakt. De dag werd georganiseerd door SBI – formaat en was erg succesvol. De inbreng op de onderwerpen was groot en meerdere actuele zaken werden getoetst aan de WOR.  

Advies m.b.t. diverse vacatures
In 2020 zijn meerdere functies opnieuw ingevuld, omdat collega’s elders gingen werken. Ook zijn enkele nieuwe functies toegevoegd. Voor de OR is het belangrijk dat functies die intern opgevuld zouden kunnen worden, ook zodanig worden gepubliceerd en actief onder de aandacht van het personeel worden gebracht.

Thuiswerkbeleid
Al vlot nadat we allemaal thuis aan het werken waren en vaklieden te maken kregen met diverse protocollen is er begonnen met een thuiswerkbeleid. Als OR zagen we dat veel collega’s het een goede manier van werken vonden al hoorde je vaak dat het sociale contact met collega’s sterk gemist werd. Omdat Woonservice aangaf dat het thuiswerken voor een deel zeker zou blijven bestaan is er een beleidsstuk geschreven. Dit beleidsstuk is aan de OR voorgelegd. Voor de uitwerking hebben we nog een mini-enquête gehouden onder het personeel. Daarbij ging het vooral over een vergoeding voor extra verbruik van gas en stroom. De uitkomst was dat de meerderheid hier geen gebruik van wenste te maken, maar wel belang heeft bij een thuiswerkbeleid waar financiële ruimte in zit om zo’n plek ook te maken en in te richten. Als OR hebben we met het definitief thuiswerkbeleid ingestemd en is dit binnen de organisatie gepubliceerd.

Participatiebeleid
Binnen Woonservice stond het thema participatie in 2020 hoog op de agenda. Dat de uitvoering hier en daar wat anders is geweest is logisch. Hoe kunnen we de huurders meer betrekken bij onze plannen en hoe krijgen ze meer invloed? Kort na de zomer is er gelukkig nog wel een fysieke (coronaproof) bijeenkomst geweest, waarin we dit thema met meerdere collega’s konden ervaren. Voor het werken in projecten zal het veel betekenen. Als OR worden we over het participatiebeleid steeds op de hoogte gehouden 

OR platform
In het OR platform stemmen we actuele zaken af of bespreken een thema. In 2020 zijn de geplande fysieke overleggen van het platform niet doorgegaan. Er is in april nog wel eenmaal een platform overleg geweest via TEAMS. Deze was zeker nuttig, omdat we elkaar konden informeren over het werken onder corona en de diverse thuiswerkbeleidsstukken die in gang gezet zijn.

Als OR hebben we met plezier ons werk in 2020 gedaan.

Namens de OR,

Hendrik Timmer